Polityka sygnalizowania naruszeń – procedura zgłaszania nadużyć i nieprawidłowości

W dyskursie naukowym mianem sygnalisty (whistleblowera) określa się osobę, która zwraca uwagę na nieprawidłowości, nadużycia lub zgłaszająca naruszenia w organizacji prywatnej, czy publicznej, informując o nich swoich przełożonych lub inne podmioty. Sygnalista nie musi być pracownikiem podmiotu, w którym dochodzi do naruszeń. Informacje o nieprawidłowościach whistleblower może uzyskać, będąc związanym z danym miejscem pośrednio (np. świadcząc usługi na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie). Kluczowe cechy, które powinny wyróżniać sygnalistów to: po pierwsze – działanie w dobrej wierze i po drugie –  pro publico bono, tj. w szeroko pojętym interesie społecznym. Czym jest system sygnalizowania naruszeń, jak wygląda jego wdrożenie oraz procedura sygnalizowania?

Dyrektywa o sygnalistach

Uregulowanie statusu sygnalisty oraz jego ochrony stanowi jedno z aktualnych wyzwań, przed jakimi stoją kraje członkowskie UE, a w dalszej kolejności – podmioty prawa prywatnego i publicznego. Wynika to z obowiązku implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. dyrektywy o sygnalistach.

Regulacja zobowiązuje przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne do wdrożenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń oraz zakazuje działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Z treścią dyrektywy dostępną w języku polskim można zapoznać się pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=EN. Dla firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników zobowiązania w niej zawarte wchodzą w życie wraz z przyjęciem przepisów krajowych implementujących dyrektywę, podczas gdy średnie i małe przedsiębiorstwa od 50 do 249 pracowników mają dodatkowe 2 lata na dostosowanie się do jej wymogów.

Nakłada ona obowiązek zapewnienia ochrony sygnalistom, m.in. poprzez odpowiednio dobrane kanały zgłaszania nieprawidłowości dokonywania zgłoszeń, by osoby zgłaszające naruszenia mogły bezpiecznie i anonimowo poinformować o nieprawidłowościach. W związku z tym tysiące podmiotów stają przed koniecznością znalezienia prawidłowej odpowiedzi na pytanie, jak wdrożyć dyrektywę o ochronie sygnalistów zgodnie z przepisami, efektywnie i zarazem jak najniższym kosztem. Nasze zadanie polega na zapewnieniu wszechstronnego i procesjonalnego wsparcia w tym zakresie.

Argumenty za uchwaleniem i wdrożeniem dyrektywy o sygnalistach

Uchwalenie dyrektywy wynikało przede wszystkim z potrzeby

• ustanowienie wspólnego dla całej Unii systemu ochrony sygnalistów, czyli osób informujących o nieprawidłowościach poprzez kanały dokonywania zgłoszeń,
• wzmocnienia przeciwdziałania i wykrywania przypadków korupcji i nadużyć finansowych,
• poprawy egzekucji prawodawstwa unijnego w sferze zamówień publicznych oraz innych sferach wymienionych w dyrektywie.

Szybkie wykrywanie naruszeń prawa Unii Europejskiej i ich skuteczne zapobieganie wymagają zagwarantowania, aby osoby zgłaszające nieprawidłowości i posiadające wiedzę na ich temat mogły bezpiecznie, łatwo i z zachowaniem poufności przekazać ją kompetentnym osobom u pracodawcy lub organom władzy. W interesie pracodawcy leży więc wdrożenie takiego systemu, któremu pracownicy będą ufać.

Dyrektywa UE opiera się na założeniu, że nieprawidłowości powinny być usuwane przez osoby, które są w stanie im najszybciej zaradzić, a więc przez pracodawców, u których się pojawiły. Według twórców dyrektywy o ochronie sygnalistów mechanizm kontroli państwowej powinien się uruchamiać, dopiero gdy zawiedzie samokontrola danego podmiotu.

Zgodnie z dyrektywą oprócz systemu zgłaszania naruszeń organizacja ma obowiązek wdrożyć procedurę sygnalizowania. Kupując system Linii Etyki, procedurę otrzymują Państwo gratis. Pakiet Linii Etyki obejmuje również animowany filmik, z którego Państwa zespół dowie się, dlaczego warto zgłaszać naruszenia i jak to robić. System można zamówić online w sklepie liniaetyki.pl. Dzięki temu przedsiębiorstwa, organizacje i podmioty publiczne łatwo i szybko poznają wiadomości o tym, jak wdrożyć dyrektywę o ochronie sygnalistów i mogą to zrobić z powodzeniem u siebie.

Jak wygląda wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń Linii Etyki?

Zgodnie z przepisami unijnej dyrektywy system zgłaszania naruszeń musi obejmować:

• kanały bezpiecznego, poufnego przyjmowania informacji o nieprawidłowościach, za których pośrednictwem sygnaliści zgłaszający niepokojące sytuacje mogą wysłać wiadomość do kierownictwa,
• wyznaczenie bezstronnej, wiarygodnej osoby, działu, departamentu do obsługi whistleblowerów,
• gwarancję podjęcia działań następczych w razie potwierdzenia, że naruszenie miało miejsce,
• wskazanie terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnych dotyczących podjętych działań w zakresie danej nieprawidłowości oraz ich efektów,
• zapewnienie ochrony poufności przekazywanych informacji oraz ochrony danych osobowych, dzięki czemu osoby zgłaszające naruszenia mogą czuć się bezpieczne.

Wszystkim podmiotom niezależnie od charakteru działalności oferujemy skuteczne i sprawdzone narzędzia umożliwiające wdrożenie procedury anonimowego powiadamiania. System zgłaszania nieprawidłowości Linii Etyki spełnia wszystkie wymogi dyrektywy 2019/1937 odnoszącej się do sygnalistów i został tak zaprojektowany, aby zapewnić whistleblowerom maksymalną dyskrecję, bezpieczeństwo danych i obsługę w opcji 24/7/365.

Wdrożenie dyrektywy o sygnalistach – kogo obowiązuje? Co to są działania odwetowe?

Pracodawcy w Polsce i pozostałych krajach członkowskich UE zostali zobligowani do utworzenia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń zaistniałych naruszeń oraz wdrożenia procedury sygnalizowania nieprawidłowości. Dotyczy to podmiotów działających w sektorze prywatnym – w których pracuje minimum 50 osób i publicznym – niezależnie od liczby zatrudnionych. Na chwilę obecną małe firmy nie są zatem objęte tym obowiązkiem.

Przepisy dyrektywy o sygnalistach zakazują pracodawcom podejmowania wobec sygnalistów zgłaszających naruszenia działań odwetowych. Wśród takich działań dyrektywa wymienia m.in. zawieszenie w obowiązkach służbowych, zwolnienie, degradacja na stanowisku, wstrzymanie planowanego awansu, zmiana miejsca i godzin wykonywania pracy, obniżka wysokości wynagrodzenia, zastosowanie środka dyscyplinarnego, karę finansową, zastraszanie i mobbing.

Procedura sygnalizowania nieprawidłowości, polityka zgłaszania nadużyć

Zgodnie z przepisami unijnej dyrektywy nr 2019/1937 procedura sygnalizowania nieprawidłowości powinna zawierać określone elementy. Skuteczna polityka zgłaszania nadużyć w podmiotach z sektora publicznego i prywatnego jest uzależniona od wdrożenia kompleksowego systemu whistleblowingowego obejmującego działania polegające na:

• opracowaniu spójnych instrukcji wewnętrznych i kanałów komunikacji,
• przeszkoleniu personelu w zakresie wprowadzanych rozwiązań,
• przygotowaniu materiałów informacyjnych o sposobie funkcjonowania systemu,
• wskazania podmiotu, który będzie obsługiwał osoby zgłaszające naruszenia (nieprawidłowości).

W niektórych przypadkach sygnalista nie ma pewności, czy zaobserwowane zjawisko (zdarzenie, sytuacja) jest nadużyciem, złamaniem prawa czy regulaminu organizacyjnego. Pracownik, który sądzi, że w jego zakładzie pracy dochodzi do nieetycznych działań, często ma ograniczone możliwości zbadania konkretnej sprawy. Przy braku wyraźnie określonej polityki i procedur sygnalista zazwyczaj jest pozostawiony samemu sobie i nie wie, do kogo się zwrócić ze swym problemem. Dlatego też należy wdrożyć odpowiednie kanały dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach i naruszeniach umożliwiające sygnaliście zarówno poufność, anonimowość oraz bezpieczeństwo jego danych osobowych, jak i skuteczną komunikację i otrzymywanie informacji zwrotnej.

Stosowanie standardów uczciwości i etyki stanowią kluczowe elementy tworzenia wiarygodności organizacji oraz dbałości o reputację i dobry wizerunek. Ważną rolę odgrywa także wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości i sygnalizowania nadużyć.

Osoby zgłaszające nieprawidłowości i naruszenia

Z formalnoprawnego punktu widzenia sygnalista – stosownie do przepisów unijnych – jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje dotyczące naruszeń w kontekście związanym z wykonywaną pracą. Do przyznania statusu whistleblowera nie ma przy tym znaczenia, czy zgłaszający jest obywatelem Unii Europejskiej, czy też państwa trzeciego.

Każda osoba mająca wiedzę nieprawidłowościach powinna mieć możliwość anonimowego i bezpiecznego informowania w ramach specjalnie stworzonych kanałów. System (polityka) zgłaszania nadużyć to odpowiednie procedury sygnalizowania działań sprzecznych z prawem i zachowań nieetycznych.

Sygnaliści traktowani są obecnie jako kluczowi gracze w krajowych i międzynarodowych wysiłkach ukierunkowanych na wykrywanie korupcji, defraudacji finansowych i przestępstw gospodarczych. Ujawnienie takich czynów nieetycznych i zabronionych zapobiega wielu negatywnym skutkom społeczno-ekonomicznym. Jak pokazuje praktyka, osoba zgłaszająca naruszenia naraża się jednak na niebezpieczeństwo wykluczenia z życia publicznego, jest często napiętnowana w lokalnej społeczności, z dnia na dzień traci zatrudnienie.

W celu ochrony whistleblowerów dyrektywa unijna nr 2019/1937 zaleca opracowanie polityki informowania o nadużyciach przez takie osoby. Jak wdrożyć system zgłaszania nieprawidłowości? Wystarczy kupić specjalistyczne oprogramowanie Linii Etyki, które zapewnia anonimowe kanały sygnalizowania i prowadzenia zaszyfrowanego dialogu z informatorem, a jemu samemu bezpieczeństwo.

Kanały dokonywania zgłoszeń

W demokratycznym państwie prawa procedury sygnalizowania nieprawidłowości pozwalają na pełniejszą realizację postulatu przejrzystości życia społecznego. Polityka zgłaszania nadużyć umożliwia weryfikację prawidłowego funkcjonowania instytucji samorządowych i państwowych oraz osób pełniących kluczowe funkcje publiczne. Whistleblowing to również ważny mechanizm wykrywania naruszeń i eliminowania patologii w sektorze prywatnym.

Jakie kanały dokonywania zgłoszeń ma sygnalista? Jeżeli taka osoba dostrzeże przekroczenie przepisów prawa, może to zgłosić, korzystając z trzech podstawowych opcji, w ramach:

1.  funkcjonującej w organizacji polityki raportowania i wewnętrznych procedur,
2. zawiadomienia zewnętrznego skierowanego do ustawowych organów publicznych odpowiedzialnych za ściganie czynów zabronionych,
3. ujawnienia publicznego (np. poprzez social media).

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii preferuje korzystanie z kanałów wewnętrznych. Aby jednak sygnalista nie obawiał się dokonać zawiadomienia, należy wdrożyć odpowiednie procedury i wyeliminować wszelkie ograniczenia, które mogą skutkować zniechęceniem do informowania o nadużyciach. Rozumiejąc istotę i znaczenie ochrony takich osób, kraje członkowskie UE są zobligowane do zapewnienia: gwarancji – że zgłoszenie zostanie należycie rozpoznane, anonimowości – tam, gdzie whistleblower chce pozostać anonimowy i bezpieczeństwa – niepodejmowania działań odwetowych przez podmiot, którego zawiadomienie dotyczy.

Procedury sygnalizowania nieprawidłowości – przez osoby zgłaszające naruszenia – przyjęte w ramach poszczególnych kanałów powinny umożliwiać dokonywanie zgłoszeń przy pomocy:

• tradycyjnej drogi pocztowej,
• komunikacji telefonicznej lub innego systemu głosowego,
• fizycznych skrzynek na skargi,
• specjalnie utworzonej platformy internetowej.

Na wniosek zgłaszającego naruszenia kanały powinny także umożliwiać dokonywanie zgłoszeń face to face z osobą wyznaczoną w organizacji do obsługi sygnalistów.

Jak wdrożyć system zgłaszania nieprawidłowości

Zgodnie z przepisami dyrektywy unijnej o sygnalistach oraz projektem polskiej ustawy, aby skutecznie wdrożyć system zgłaszania nieprawidłowości przez whistleblowerów, należy opracować:

• dokumentację dotyczącą sygnalizowania i raportowania o działaniach nieetycznych oraz czynach zabronionych,
• procedury informowania o nadużyciach,
• zasady prowadzenia wewnętrznych postępowań o naruszeniach.

Ponadto, kanały dokonywania zgłoszeń powinny gwarantować poufność tożsamości osobie zawiadamiającej. Wdrożenie właściwej polityki wymaga zastosowania optymalnych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych pozwalających na stały monitoring toczących się spraw. Oznacza to także konieczność prowadzenia czynności wyjaśniających tak, aby nie zdradzić źródła zgłoszenia oraz zapewnienie
bezpiecznego przechowywania dokumentacji.

Linia Etyki jest dostawcą informatycznych systemów anonimowego raportowania o nieprawidłowościach. Organizujemy również szkolenia z whistleblowingu, na których uczestnicy poznają kluczowe procedury sygnalizowania nadużyć i naruszeń.

Wewnętrzne kanały sygnalizowania dla osób zgłaszających naruszenia

Według postanowień dyrektywy nr 2019/1937 kanały wewnętrzne – przy pomocy których osoby zgłaszające naruszenia – będą skutecznie chronione, mają podstawowe znaczenie. Ich utworzenie oraz sprawne i cieszące się zaufaniem sygnalistów funkcjonowanie leży w bezpośrednim interesie podmiotów, w których powinny one zostać wdrożone. Dzięki nim organizacje mają szansę na rozpatrzenie konkretnej sprawy w swoich strukturach i wyeliminowanie funkcjonujących nieprawidłowości lub działań nielegalnych. A jest to o tyle istotne, że przedostanie się jej do wiadomości organów zewnętrznych lub nadanie jej publicznego rozgłosu zazwyczaj skutkuje utratą wiarygodności i reputacji na rynku.

W dyrektywie unijnej organizacje zobligowane do tworzenia kanałów wewnętrznych dla osób zgłaszających naruszenia określane są mianem podmiotów prawnych ( legal entities ). Termin ten może obejmować zarówno osoby fizyczne, jak i prawne (np. spółki prawa handlowego), ale również fundacje, stowarzyszenia osób bądź jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną. Zasadnicze znaczenie ma to, aby był to podmiot, w którym ze względu na jego status prawno-organizacyjny, posiadanie zespołu pracowników oraz specyfiki realizowanych zadań mogą występować nadużycia i nieprawidłowości. W związku z takim ryzykiem potrzebne jest utworzenie systemu powiadamiania dla osób zgłaszających.

Elementy składowe kanału wewnętrznego do sygnalizowania naruszeń

Podmiot tworząc i wdrażając wewnętrzny kanał sygnalizowania, powinien w transparenty i przystępny sposób określić zakres przyjmowania zgłoszeń, procedury, krąg użytkowników, które mogą korzystać z danego systemu oraz działania następcze. Informacje dotyczące tych kwestii powinny być łatwo dostępne, w tym także dla osób zgłaszających naruszenia innych niż pracownicy, mających kontakt z danym podmiotem w ramach swojej zawodowej działalności (usługodawców, dostawców, partnerów handlowych).

Kanał wewnętrzny powinien mieć autonomiczny charakter w stosunku do innych systemów komunikacyjnych wewnątrz organizacji. Zaleca się, aby był on obsługiwany przez stałą, ale niewielką liczbę pracowników wcześniej przeszkolonych mających odpowiednią wiedzę z zakresu prawa regulującego zagadnienie whistleblowingu i ochrony sygnalistów. Osoby takie muszą również dysponować stosownymi upoważnieniami dotyczącymi przetwarzania danych poufnych osób zgłaszających nieprawidłowości. Sygnalista powinien mieć możliwość informowania o nadużyciach zarówno w formie tradycyjnej (listownie, ustnie), jak i za pośrednictwem najnowszych technologii teleinformatycznych przy wykorzystaniu zdobyczy Internetu.

Jednakże w przypadku, kiedy informacja dotyczy popełnienia czynu zabronionego, któremu pracodawca nie jest w stanie lub nie chce zapobiec, sygnalista zachowuje możliwość  przekazania sprawy do odpowiedniego organu zewnętrznego. Według rządowego projektu ustawy instytucją zbierającą i rozdzielającą zgłoszenia sygnalistów do kompetentnych organów ma być Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich.