FAQ

 FAQ

Ochrona sygnalistów

W związku z wymogami, jakie na średnie i duże przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne i organizacje nakłada dyrektywa o ochronie sygnalistów, pojawia się konieczność zastosowania odpowiednio zaprojektowanych pod tym kątem rozwiązań. Z jakimi konkretnie obowiązkami wiąże się wprowadzenie unijnego prawa mającego na celu zapewnienie bezpieczeństwa osób zgłaszających naruszenia? Kogo one dotyczą i jak sobie radzić z ich spełnieniem? Zachęcamy do poznania informacji na ten temat i nawiązania współpracy z naszą firmą, która gwarantuje kompleksowe wsparcie w opracowywaniu skutecznych mechanizmów dostosowanych zarówno do wspólnotowej dyrektywy, jak i krajowej ustawy w tym zakresie.

Kto to sygnalista i dlaczego należy go chronić?

Kim jest sygnalista, po angielsku określany jako „whistleblower”? To pojęcie dotyczy pracowników przedsiębiorstw, instytucji, fundacji, organizacji i innych podmiotów zgłaszających zachodzące w nich naruszenia i nieprawidłowości. Powiadamiając przełożonych, media czy zewnętrzne organy nadzorcze o zaobserwowanych sytuacjach, można odczuwać obawy o powzięcie odwetu przez oskarżone osoby. Takie uczucia są jak najbardziej uzasadnione, niekiedy bowiem dochodzi do takich sytuacji.  Aby je zminimalizować i zwiększyć transparentność oraz etykę działalności podmiotów rynkowych, publicznych i pozarządowych, wprowadzono w życie dyrektywę o ochronie pracowników zgłaszających naruszenia. Na czym ona polega?

Zarówno unijne przepisy, jak i polska ustawa sprawiają, że sygnalista powinien otrzymać szerokie ułatwienia dotyczące powiadamiania o nieprawidłowościach. Prawo nakłada na przedsiębiorstwa i inne podmioty zatrudniające powyżej 50 pracowników wymóg wdrożenia kanałów, za których pośrednictwem informator może podzielić się wiedzą z:

  • przełożonym/pracodawcą,
  • instytucjami zewnętrznymi, np. Rzecznikiem Praw Obywatelskich czy Państwową Inspekcją Pracy,
  • mediami.

Zgodnie z ustawą i dyrektywą, procedura powinna być jasno sprecyzowana i podana do wiadomości wszystkim zatrudnionym. Każdy zgłaszający naruszenia prawamusi wiedzieć, w jaki sposób poinformować o niepokojących zdarzeniach, np. przełożonych czy zewnętrzne podmioty, oraz kto konkretnie rozpatruje zasadność wniosków i podejmuje kolejne czynności w sprawie. Zadaniem pracodawcy jest także wskazanie, jaką drogą i w jakiej formie sygnalista otrzymuje wiadomość zwrotną oraz jak wygląda potwierdzenie jego przyjęcia. Wszystkie te obowiązki definiuje krajowa ustawa, która w dużej mierze powiela zapisy unijnej dyrektywy.

Wymagania dotyczące ochrony sygnalistów

Firmy, instytucje i inne organizacje spełniające warunek zatrudnienia określonej liczby pracowników muszą zapewnić ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Konieczne jest wprowadzenie mechanizmów, które gwarantują maksymalne ograniczenie możliwości podjęcia działań odwetowych przez oskarżonych. Konieczne jest też dokładne określenie terminów rozpatrywania wniosków oraz czasu na podjęcie czynności w związku z informacjami otrzymanymi od informatora.

Niezależnie od szczegółowych zapisów krajowych ustaw przyjmowanych przez parlamenty poszczególnych państw członkowskich istnieje pewne minimum zarysowane w dyrektywie UE. Zgodnie z jej postanowieniami, ochrona sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa powinna przyjąć co najmniej następującą formę:

  • bezpieczne i anonimowe sposoby powiadamiania o niepokojących sytuacjach,
  • termin maksymalnie 7 dni na potwierdzenie przyjęcia wniosku od informatora,
  • obiektywność, rzetelność i bezstronność osób bądź zespołów wyznaczonych do podejmowania czynności po rozpatrzeniu zgłoszenia,
  • co najwyżej 90 dni na poinformowanie sygnalisty o powziętych działaniach w związku z przekazanym wnioskiem,
  • czytelność procedur i dostępność wyczerpujących informacji na ich temat.

Mając na uwadze powyższe wymagania wynikające z treści polskiej ustawy i unijnej dyrektywy dotyczącej osób zgłaszających naruszenia prawa, można wdrożyć odpowiednie rozwiązania. Jak podejść do tego zagadnienia? Od czego zacząć?

Ochrona sygnalistów w praktyce

Pierwszym krokiem z reguły jest zaplanowanie procedur powiadamiania o nieprawidłowościach, rozpatrywania wniosków i podejmowania czynności następczych, uwzględniając ochronę anonimowości jako warunek konieczny. Należy dokładnie określić, za pomocą jakich kanałów sygnalista może przekazywać informacje na temat niepokojących sytuacji i zachowań oraz wskazać osoby bądź jednostki odpowiedzialne za odbieranie i rozpatrywanie niepokojących sugestii.

Pracodawca powinien się zastanowić także nad rozwiązaniami, które mają na celu zapewnienie ochrony sygnalistów. Bazując na przepisach unijnej dyrektywy i polskiej ustawy, można stwierdzić, że kluczowe pod tym względem jest zagwarantowanie pełnej anonimowości osób zgłaszających naruszenia prawa. Należy zadbać o to, żeby pracownicy oskarżeni o łamanie przepisów czy wewnętrznych regulaminów organizacji byli pozbawieni wiedzy dotyczącej tożsamości informatora.

Wstępnie zaprojektowane mechanizmy powinny przyjąć postać dokumentów i regulacji, których treść jest znana wszystkim pracownikom. Trzeba stworzyć odpowiednie komórki lub wskazać osoby odpowiadające za obsługę poszczególnych etapów procesu powiadamiania o naruszeniach prawa wewnątrz organizacji, a także udostępnić niezbędny do tego celu kanał lub kilka kanałów, które zapewniają odpowiednią ochronę anonimowości. Wybór obejmuje następujące sposoby komunikacji:

  • ustną – osobista rozmowa sygnalisty z przełożonym/pracodawcą,
  • elektroniczna – możliwość wysłania wiadomość e-mail, również anonimowej,
  • listowna – w formie tradycyjnego listu,
  • poprzez aplikację lub system informatyczny.

Pomoc we wdrażaniu rozwiązań chroniących sygnalistów

Który z tych kanałów wybrać? A może zdecydować się na wdrożenie każdego z nich? Odpowiedź na to pytania powinna być poprzedzona indywidualną analizą potrzeb, wymagań i możliwości danej organizacji. Aby podjąć właściwą decyzję, warto nawiązać współpracę ze specjalistami z doświadczeniem i wiedzą we wprowadzaniu rozwiązań mających na celu ochronę sygnalistów zgodnie z wymogami ustawy i unijnej dyrektywy.

Wszechstronne wsparcie na tym polu proponuje nasza firma – Linia Etyki – która już od 2010 r. wspomaga przedsiębiorstwa, instytucje i inne podmioty chcące zapewnić najwyższy poziom transparentności i legalności prowadzonej działalności. Jeżeli również Państwo planują wdrożenie mechanizmów ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa, serdecznie zapraszamy do współpracy!


Jakie powinny zostać spełnione warunki do wprowadzenia whistleblowingu?

Wprowadzenie whistleblowingu wiąże się przede wszystkim z akceptacją, że taki mechanizm ujawniania informacji jest potrzebny w danej organizacji. Kolejnym etapem jest edukacja, czyli szkolenie compliance wyjaśniające istotę whistleblowingu, jego wagę i strukturę przekazywania informacji. Każda firma może samodzielnie wprowadzić potrzebną strukturę. Ze względu jednak na strach przed ostracyzmem, może to być organizacja zewnętrzna, która gwarantuje anonimowość i skuteczność rozwiązywania problemów.

Jak powinien funkcjonować whistleblowing?

Pierwsze praktyki whistleblowingu miały charakter whistleblowingu zewnętrznego, czyli publicznego nagłośnienia (za pomocą mediów) problemu w organizacji. Ze względu jednak na duże koszty: utrata zaufania przez organizację, koszty sądowe, angażowanie osób trzecich, obecnie preferuje się whistleblowing wewnętrzny, czyli rozwiązywanie problemów w ramach organizacji. Dlatego też powstają kanały przepływu informacji, które jednocześnie pozwalają na sygnalizowanie zachowań nieetycznych i skuteczne ich rozwiązywanie. Budowa odpowiednich struktur organizacyjnych jest podstawą sprawnego funkcjonowania whistleblowingu w organizacji. Każdy jej uczestnik wie, jak, gdzie i kiedy może bezpiecznie ujawnić informacje o działaniach nieetycznych. Najtrudniejszym etapem whistleblowingu jest przełamanie strachu stojąc przed dylematem: ujawnić informacje, czy je zataić.

Kiedy powinno stosować się whistleblowing?

Whistleblowing ma miejsce w szczególnych przypadkach: zagrożenia życia lub zdrowia, defraudacji finansowych, niszczenia środowiska. Nie może być mylony z donoszeniem, czyli anonimowym informowaniem w celu zaszkodzenia innym. Whistleblowing jest ostrzeganiem.

Kto może zostać whistleblowerem?

Whistleblower po polsku to po prostu sygnalista. Taką osobą może potencjalnie zostać każda osoba, która w sposób  świadomy lub nieświadomy wejdzie w posiadanie informacji o działaniach nieetycznych i zdecyduje się o nich powiedzieć. Samo posiadanie wiedzy nie jest whistleblowingiem. Dopiero jej ujawnienie jest początkiem whistleblowingu. Osobie takiej powinny przysługiwać szczególne prawa ochrony i możliwości bezpiecznego informowania.

Whistleblowing definicja

Co to jest whistleblowing? To ujawnianie informacji o działaniach nieetycznych, których skutki mogą być szkodliwe dla samej organizacji, jej pracowników lub kontrahentów. Jest działaniem prewencyjnym a jego siłą jest dobra wola osoby, która posiada takie informacje. Ma miejsce wówczas, kiedy nie ma prawnie żadnego obowiązku udzielania informacji o szkodliwych działaniach, a mimo wszystko zostają one przekazane w dobrej wierze, w celu naprawy lub uniknięcia katastrofy. To zjawisko rozgrywa się przede wszystkim w świadomości whistleblowera, który samodzielnie decyduje o przekazaniu informacji o działaniach szkodliwych. Sprawna organizacja posiada bezpieczne kanały przepływu informacji, które z jednej strony gwarantują anonimowość whistleblowerowi a jednocześnie są gwarantem bezpiecznego depozytu wiedzy.

Donos to czy nie donos?

Zakładamy, że za donosem stoją niegodne motywacje, zazdrość o samochód lub wystawny dom sąsiada, o awans kolegi. Brzmi źle… Ale to tylko jedna strona medalu. Druga to ta pokazująca, że donos nierzadko chroni wspólnotę przed interesem partykularnym realizowanym ze szkodą dla tejże wspólnoty lub jej członka, często tego który sam nie potrafi się obronić.

Donos na skorumpowanego urzędnika, donos na pijanego kierowcę, donos na przełożonego-mobbera, donos na opiekunów stosujących przemoc fizyczną wobec podopiecznych.

W naszej kulturze do donosu przylgnęło tyle pejoratywnych skojarzeń wynikających z historii, że trudno nam patrzeć trzeźwo, a niechby i pragmatycznie jak Amerykanie, którzy donosom zawdzięczają to, że miliony dolarów sprzeniewierzonych w kontraktach rządowych wracają do kasy wspólnej.

Na szczęście świadomość się zmienia i widać to w języku. W kontrze do donosiciela mamy już sygnalistę, a zamiast „donosić na kogoś” – „sygnalizować wątpliwości etyczne”, „sygnalizować nadużycia pracownicze” czy „sygnalizować naruszenia prawa”.

I tego się trzymajmy!

Ten serwis wykorzystuje pliki cookies więcej informacji

Serwis wykorzystuje pliki cookies m.in. w celu poprawienia jej dostępności, personalizacji, obsługi kont użytkowników oraz dane dotyczące ruchu na stronie. Każdy może sam decydować o tym czy dopuszcza pliki cookies, ustawiając odpowiednio swoją przeglądarkę.

Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Zamknij