W związku z wymogami, jakie na średnie i duże przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne i organizacje nakłada dyrektywa o ochronie sygnalistów, pojawia się konieczność zastosowania odpowiednio zaprojektowanych pod tym kątem rozwiązań. Z jakimi konkretnie obowiązkami wiąże się wprowadzenie unijnego prawa mającego na celu zapewnienie bezpieczeństwa osób zgłaszających naruszenia? Kogo one dotyczą i jak sobie radzić z ich spełnieniem? Zachęcamy do poznania informacji na ten temat i nawiązania współpracy z naszą firmą, która gwarantuje kompleksowe wsparcie w opracowywaniu skutecznych mechanizmów dostosowanych zarówno do wspólnotowej dyrektywy, jak i krajowej ustawy w tym zakresie.
Kto to sygnalista i dlaczego należy go chronić?
Kim jest sygnalista, po angielsku określany jako „whistleblower”? To pojęcie dotyczy pracowników przedsiębiorstw, instytucji, fundacji, organizacji i innych podmiotów zgłaszających zachodzące w nich naruszenia i nieprawidłowości. Powiadamiając przełożonych, media czy zewnętrzne organy nadzorcze o zaobserwowanych sytuacjach, można odczuwać obawy o powzięcie odwetu przez oskarżone osoby. Takie uczucia są jak najbardziej uzasadnione, niekiedy bowiem dochodzi do takich sytuacji. Aby je zminimalizować i zwiększyć transparentność oraz etykę działalności podmiotów rynkowych, publicznych i pozarządowych, wprowadzono w życie dyrektywę o ochronie pracowników zgłaszających naruszenia. Na czym ona polega?
Zarówno unijne przepisy, jak i polska ustawa sprawiają, że sygnalista powinien otrzymać szerokie ułatwienia dotyczące powiadamiania o nieprawidłowościach. Prawo nakłada na przedsiębiorstwa i inne podmioty zatrudniające powyżej 50 pracowników wymóg wdrożenia kanałów, za których pośrednictwem informator może podzielić się wiedzą z:
- przełożonym/pracodawcą,
- instytucjami zewnętrznymi, np. Rzecznikiem Praw Obywatelskich czy Państwową Inspekcją Pracy,
- mediami.
Zgodnie z ustawą i dyrektywą, procedura powinna być jasno sprecyzowana i podana do wiadomości wszystkim zatrudnionym. Każdy zgłaszający naruszenia prawamusi wiedzieć, w jaki sposób poinformować o niepokojących zdarzeniach, np. przełożonych czy zewnętrzne podmioty, oraz kto konkretnie rozpatruje zasadność wniosków i podejmuje kolejne czynności w sprawie. Zadaniem pracodawcy jest także wskazanie, jaką drogą i w jakiej formie sygnalista otrzymuje wiadomość zwrotną oraz jak wygląda potwierdzenie jego przyjęcia. Wszystkie te obowiązki definiuje krajowa ustawa, która w dużej mierze powiela zapisy unijnej dyrektywy.
Wymagania dotyczące ochrony sygnalistów
Firmy, instytucje i inne organizacje spełniające warunek zatrudnienia określonej liczby pracowników muszą zapewnić ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Konieczne jest wprowadzenie mechanizmów, które gwarantują maksymalne ograniczenie możliwości podjęcia działań odwetowych przez oskarżonych. Konieczne jest też dokładne określenie terminów rozpatrywania wniosków oraz czasu na podjęcie czynności w związku z informacjami otrzymanymi od informatora.
Niezależnie od szczegółowych zapisów krajowych ustaw przyjmowanych przez parlamenty poszczególnych państw członkowskich istnieje pewne minimum zarysowane w dyrektywie UE. Zgodnie z jej postanowieniami, ochrona sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa powinna przyjąć co najmniej następującą formę:
- bezpieczne i anonimowe sposoby powiadamiania o niepokojących sytuacjach,
- termin maksymalnie 7 dni na potwierdzenie przyjęcia wniosku od informatora,
- obiektywność, rzetelność i bezstronność osób bądź zespołów wyznaczonych do podejmowania czynności po rozpatrzeniu zgłoszenia,
- co najwyżej 90 dni na poinformowanie sygnalisty o powziętych działaniach w związku z przekazanym wnioskiem,
- czytelność procedur i dostępność wyczerpujących informacji na ich temat.
Mając na uwadze powyższe wymagania wynikające z treści polskiej ustawy i unijnej dyrektywy dotyczącej osób zgłaszających naruszenia prawa, można wdrożyć odpowiednie rozwiązania. Jak podejść do tego zagadnienia? Od czego zacząć?
Ochrona sygnalistów w praktyce
Pierwszym krokiem z reguły jest zaplanowanie procedur powiadamiania o nieprawidłowościach, rozpatrywania wniosków i podejmowania czynności następczych, uwzględniając ochronę anonimowości jako warunek konieczny. Należy dokładnie określić, za pomocą jakich kanałów sygnalista może przekazywać informacje na temat niepokojących sytuacji i zachowań oraz wskazać osoby bądź jednostki odpowiedzialne za odbieranie i rozpatrywanie niepokojących sugestii.
Pracodawca powinien się zastanowić także nad rozwiązaniami, które mają na celu zapewnienie ochrony sygnalistów. Bazując na przepisach unijnej dyrektywy i polskiej ustawy, można stwierdzić, że kluczowe pod tym względem jest zagwarantowanie pełnej anonimowości osób zgłaszających naruszenia prawa. Należy zadbać o to, żeby pracownicy oskarżeni o łamanie przepisów czy wewnętrznych regulaminów organizacji byli pozbawieni wiedzy dotyczącej tożsamości informatora.
Wstępnie zaprojektowane mechanizmy powinny przyjąć postać dokumentów i regulacji, których treść jest znana wszystkim pracownikom. Trzeba stworzyć odpowiednie komórki lub wskazać osoby odpowiadające za obsługę poszczególnych etapów procesu powiadamiania o naruszeniach prawa wewnątrz organizacji, a także udostępnić niezbędny do tego celu kanał lub kilka kanałów, które zapewniają odpowiednią ochronę anonimowości. Wybór obejmuje następujące sposoby komunikacji:
- ustną – osobista rozmowa sygnalisty z przełożonym/pracodawcą,
- elektroniczna – możliwość wysłania wiadomość e-mail, również anonimowej,
- listowna – w formie tradycyjnego listu,
- poprzez aplikację lub system informatyczny.
Pomoc we wdrażaniu rozwiązań chroniących sygnalistów
Który z tych kanałów wybrać? A może zdecydować się na wdrożenie każdego z nich? Odpowiedź na to pytania powinna być poprzedzona indywidualną analizą potrzeb, wymagań i możliwości danej organizacji. Aby podjąć właściwą decyzję, warto nawiązać współpracę ze specjalistami z doświadczeniem i wiedzą we wprowadzaniu rozwiązań mających na celu ochronę sygnalistów zgodnie z wymogami ustawy i unijnej dyrektywy.
Wszechstronne wsparcie na tym polu proponuje nasza firma – Linia Etyki – która już od 2010 r. wspomaga przedsiębiorstwa, instytucje i inne podmioty chcące zapewnić najwyższy poziom transparentności i legalności prowadzonej działalności. Jeżeli również Państwo planują wdrożenie mechanizmów ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa, serdecznie zapraszamy do współpracy!