Ochrona prawna sygnalistów

Jak wynika z badań Transparency International i Stowarzyszenia Biegłych do spraw Przestępstw i Nadużyć ACFE, zgłoszenia wewnętrzne (tzw. tips) to najskuteczniejsza metoda wykrywania nadużyć w organizacjach – korupcji, defraudacji finansowych, naruszenia ochrony informacji poufnych, mobbingu, dyskryminacji. Nie zawsze jednak badanie zgłoszeń odbywa się z zachowaniem zasad poufności, w rezultacie czego sygnalista może być narażony na różnego rodzaju retorsje ze strony zarówno współpracowników, jak i pracodawcy.

Aby temu zapobiec, na poziomie Unii Europejskiej została stworzona dyrektywa, której celem jest ochrona sygnalistów. Szkolenia z teoretycznych i praktycznych aspektów ustawy obowiązującej w tym zakresie również w Polsce organizuje nasza firma. Zapraszamy do współpracy małe, średnie i duże przedsiębiorstwa, a także instytucje publiczne, organizacje i inne podmioty zobligowane do wdrożenia systemów i rozwiązań gwarantujących odpowiednią ochronę sygnalistów. Zachowanie w tajemnicy informacji zawartych w zgłoszeniu to znak, że organizacja wypracowała dobre procedury badania zgłoszeń, mających na celu sygnalizowanie nieprawidłowości, a etyka w firmie stoi na wysokim poziomie. Świadczy to także o kompetencjach pracowników z whistleblowingu, którzy, aby je zdobyć, musieli przejść specjalistyczne szkolenia z zakresu compliance, etyki biznesowej i przepisów ustaw.

Obawa przed działaniami odwetowymi, brakiem anonimowości – hamulec dla whistleblowingu

Badania opinii społecznej dotyczące szeroko rozumianej ochrony sygnalistów realizowane w Polsce (CBOS na zlecenie Fundacji Batorego, ARC) od lat konsekwentnie wskazują, że obawa przed represjami ze strony przełożonych oraz ostracyzmem kolegów i koleżanek to jeden z głównych powodów, dla których Polacy deklarują, że nie zgłosiliby nieprawidłowości i naruszenia prawa w swoim miejscu pracy. Z czego to wynika? Ten problem jest w pewnym stopniu obecny również na Zachodzie, ale w państwach „starej Unii”, Wielkiej Brytanii i USA przybiera on mniejsze rozmiary, a postrzeganie społeczne i ochrona sygnalistów stoją na znacznie wyższym poziomie. Może to rodzić pewne obawy co do efektywności funkcjonowania ustawy, na której temat organizujemy szkolenia.

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć, jakie są przyczyny daleko idącego sceptycyzmu wobec działalności osób zgłaszających nieprawidłowości w firmach i instytucjach publicznych, jednak wydaje się, że praźródło tego zjawiska tkwi jeszcze w ustroju Polski Ludowej. W latach 1945–1989 informowanie o naruszeniach instytucje władzy czy przełożonych, którzy również z reguły do niej należeli, określano jednoznacznie jako donosicielstwo. Kojarzyło się to wyłącznie negatywnie, a takie postrzeganie w pewnym stopniu pozostało również do dzisiaj. Ustawa o sygnalistach instytucjonalizuje kwestię ich ochrony, dlatego można mieć nadzieję, że nieco zmieni podejście Polaków i sprawi, że informowanie o nieprawidłowościach stanie się oceniane pozytywniej.

Zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. działania odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie zachowanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub też ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście. Na liście działań retorsyjnych wyliczonych w ustawie o ochronie takiej osoby na pewno więc znajdzie się mobbing i dyskryminacji. Jednak może to być także:

• skierowanie sygnalisty na przymusowy bezpłatny urlop,
• degradacja z zajmowanego stanowiska i funkcji,
• wstrzymanie szkoleń i kursów kompetencyjnych,
• wystawienie negatywnej opinii o pracy,
• nałożenie kary dyscyplinarnej,
• wcześniejsze rozwiązania umowy i poniesienia w związku z tym strat finansowych,
• nadszarpnięcie reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych,
• skierowanie sygnalisty na badania psychiatrycznego,
• odebrania zezwoleń i licencji.

Unijna dyrektywa nakłada obowiązek ochrony sygnalistów przed powyższymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Zdajemy sobie sprawę ze skomplikowania tej kwestii i mamy świadomość, że wiele firm może mieć problem z wdrożeniem zapisów ustawy zabezpieczającej osoby informujące o nieprawidłowościach, dlatego organizujemy szkolenie w tym zakresie. Ustawa o sygnalistach i ich prawna ochrona zostają dokładnie omówione w trakcie kursu z punktu widzenia zarówno teoretycznego, jak i praktycznego. Dzięki temu przedsiębiorstwa, instytucje i inne podmioty mogą łatwiej przygotować się do wdrożenia odpowiednich, zgodnych z obowiązującą ustawą rozwiązań, których celem jest prawidłowa, skuteczna ochrona sygnalistów.

Z badań wynika również, że wśród Polaków, którzy deklarują chęć sygnalizowania nieprawidłowości, ponad połowa warunkuje zgłoszenie anonimowością. Dyrektywa nie wymaga od pracodawcy, aby badał zgłoszenia anonimowe, choć pozwala, aby ustawodawca krajowy postanowił inaczej. Niezależnie jednak, jak tę kwestię ostatecznie ureguluje polska ustawa o sygnalistach i ich ochronie, z badań wysuwa się ważny wniosek – organizacja, która rezygnuje ze zgłoszeń anonimowych i szkoleń w zakresie ustanawiania mechanizmów zgłaszania naruszeń – rezygnuje z istotnego źródła informacji.

Dlatego Linia Etyki zachęca organizacje do korzystania ze zgłoszeń anonimowych, a swoim klientom oferuje system zgłaszania naruszeń gwarantujący anonimowość tym sygnalistom, którzy nie są gotowi podać swoich danym. Oprócz anonimowości system sygnalizowania nieprawidłowości Linii Etyki gwarantuje – zgodnie z dyrektywą i polską ustawą o ochronie osób informujących o nieprawidłowościach – poufność. Przepływ informacji w systemie jest odpowiednio zabezpieczony.

Organizujemy szkolenia – stacjonarne i on-line – na temat whistleblowingu, dyrektywy o sygnalistach, przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi oraz szeroko rozumianej etyki biznesu. Dotyczą one m.in. treści ustawy, której założeniem jest zgodna z prawodawstwem unijnym ochrona osób zgłaszających naruszenia w przedsiębiorstwach, organizacjach, instytucjach i innych podmiotach. Szkolenia organizujemy zarówno dla całych zespołów, jak i pojedynczych osób odpowiedzialnych za wdrażanie i nadzorowanie mechanizmów zapewniających ochronę sygnalistów zgodnie z obowiązującą w Polsce ustawą.

Poufność – gwarancja ochrony sygnalisty przed dyskryminacją

Efektem działalności whistleblowerów i anonimowego zgłaszania nieprawidłowości jest zapobieganie szkodom i usuwanie zagrożeń dla interesu pracodawcy oraz interesu publicznego. Stąd opłaca się pracodawcy zagwarantować sygnaliście ochronę, poufność i dyskrecję, a pracownikom zorganizować profesjonalne szkolenia z ustawy o sygnalistach. Wyjątki od tej zasady mogą ważyć na życiu zawodowym whistleblowera, narażając go/ją na niechęć środowiska zawodowego i wysyłając zespołowi komunikat, że sygnalizowanie nieprawidłowości to niebezpieczna gra.

Podstawy prawne zakazujące dyskryminacji w Polsce, włączając w to także sferę stosunków pracy i etykę w firmie, wynikają z prawa:

• międzynarodowego – w szczególności Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ z 1948 r., Międzynarodowego Paktu Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych ONZ z 1966 r. oraz Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy Nr 111 z 1958 r. dotyczącej dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu,
• unijnego – m.in. Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej, a od 2019 – unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów,
• krajowego – Kodeksu pracy oraz tzw. ustawy antydyskryminacyjna (Ustawy z 3.12. 2010 r. o wdrożeniu niektórych przepisów Unii Europejskiej w zakresie równego traktowania).

Treść tych aktów prawnych jest dokładnie omawiana w trakcie szkoleń, które organizujemy na temat ochrony sygnalistów. Analizujemy teksty urzędowe w kontekście zarówno teorii, jak i w nawiązaniu do kwestii praktycznych dotyczących wdrożenia odpowiednich, zgodnych z ustawą rozwiązań, których celem jest ochrona sygnalistów.

Zakres ochrony sygnalistów przed dyskryminacją

Zakres ochrony przed dyskryminacją w polskim porządku prawnym określa art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do kursów w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Innymi słowy, pracownik jest chroniony od pierwszego kontaktu z potencjalnym jeszcze pracodawcą (rekrutacja) po decyzję rozwiązującą stosunek pracy.

Aż do przyjęcia dyrektywy oraz ustawy o sygnalistach w środowisku sędziowskim przeważały opinie, że wspominanych przepisów prawa pracy nie da się zastosować do ochrony pracownika, który zgłasza nieprawidłowości, a w konsekwencji zostaje poddany dyskryminacji (Zob. Ochrona prawna sygnalistów w doświadczeniu sędziów sądów pracy. Raport z badań, Anna Wojciechowska-Nowak). Ten stan rzeczy zmienia dyrektywa, która wprost mówi, że działania odwetowe mogą polegać m.in. na dyskryminacji. Nowa regulacja wprowadzi więc rewolucyjną zmianę w praktyce orzeczniczej. W razie wątpliwości dotyczących np. interpretacji treści ustawy czy sposobów wdrożenia rozwiązań mających zapewnić ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach.

Przepisy kodeksu pracy chronią pracownika, a od 17 grudnia 2021 r. – również pracownika-sygnalistę, przed dyskryminacją:

• bezpośrednią (kiedy pracownik jest traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inne osoby) oraz
• pośrednią (gdy na skutek pozornie neutralnego kryterium lub działania dochodzi do nierówności pomiędzy grupą pracowników wyróżnionych określoną cechą, np. kobietami, niepełnosprawnymi, pracownikami będącym świadkami Jehowy, związkowcami, a pozostałymi pracownikami).

Kodeks pracy zobowiązuje każdego pracodawcę do przeciwdziałania dyskryminacji z tytułu sygnalizowania nieprawidłowości. Uznanym w orzecznictwie sądowym działaniem prewencyjnym są m.in. szkolenia na temat szkolenia z unijnej dyrektywy o sygnalistach, metod przeciwdziałania dyskryminacji oraz etyki biznesu, które podnoszą świadomość menadżerów oraz pozostałych pracowników w zakresie obowiązujących przepisów.

Do kanonu szkoleń antydyskryminacyjnym wejdzie z pewnością dyrektywa unijna nr 2019/1937, która nakazuje podmiotom działającym w sektorze prywatnym i publicznym wdrożenie systemów gwarantujących sygnalistom poufność oraz ustanowienie procedur zgłaszania przez nich nieprawidłowości. W sklepie liniaetyki.pl można kupić oprogramowanie zapewniające bezpieczną i poufną obsługę whistleblowerów. Nasze narzędzia IT pozwolą na anonimowe sygnalizowanie nieprawidłowości. Dzięki nim ochrona sygnalistów będzie zgodna z europejskimi standardami. Organizujemy również profesjonalne szkolenia z ustawy o sygnalistach, która jest procedowana w polskim Parlamencie.

Ustawa o sygnalistach – szkolenie z etyki biznesu

Problematyka sygnalizowania nieprawidłowości przez sygnalistów i ochrona takich osób to wyzwania, przed którymi niebawem staną organizacje z sektora prywatnego i publicznego w Polsce.

W październiku 2021 roku Rządowe Centrum Legislacji przedstawiło projekt aktu normatywnego implementującego przepisy unijnej dyrektywy 2019/1937. Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – bo taki tytuł został nadany przez krajowego prawodawcę – enumeruje działania, które będą musiały zostać wykonane przez określone podmioty. Wśród nich należy wskazać m.in. obowiązek wdrożenia mechanizmów chroniących whistleblowerów przed odwetem.

Linia Etyki organizuje szkolenie z ustawy o sygnalistach, ich ochronie oraz praktycznych aspektów wdrażania nowych przepisów.

Sygnalizowanie nieprawidłowości w zakładzie pracy

W dyskusji eksperckiej wskazuje się, że ochrona sygnalistów w zakładzie pracy może zostać zagwarantowana przez samego pracodawcę. W organizacji może bowiem zostać stworzony bezpieczny system, który zapewni sygnalizowanie nieprawidłowości i naruszeń przepisów ustaw oraz wewnętrznych regulaminów zgodnie z zasadą anonimowości, poufności i dyskrecji. W zamian kadra właścicielska i kierownicza otrzymuje źródło wiedzy o zagrożeniach mogących spowodować zarówno wymierne straty ekonomiczne, jak i wizerunkowe.

Jak pokazują badania, właściwie opracowana i wdrożona polityka zgłaszania wykroczeń oraz organizowane szkolenia z whistleblowingu i ustawy o ochronie osób informujących o naruszeniach są skutecznymi narzędziami zarządzania ryzykiem. Taki sposób raportowania działań niepożądanych z punktu widzenia pracownika-sygnalisty (dyskryminacja, mobbing, molestowanie seksualne itp.) oraz zjawisk zagrażających funkcjonowaniu zakładu pracy pozwala osobom decyzyjnym poznać słabe punkty organizacji oraz zoptymalizować procesy zarządcze zasobami niematerialnymi i materialnymi.

W przypadku zaobserwowania zjawisk sprzecznych z ustawami pracownik jest zobligowany do ich sygnalizowania. W przeciwnym razie może to zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Chcąc zapewnić whistleblowerom skuteczną ochronę – najlepszym mechanizmem będzie wdrożenie w zakładzie pracy anonimowego systemu raportowania o nieprawidłowościach.

W sklepie liniaetyki.pl można kupić specjalistyczne oprogramowanie zapewniające bezpieczną i poufną obsługę sygnalistów. Zapraszamy także na szkolenia z etyki biznesowej. Zachęcamy do współpracy wszystkie przedsiębiorstwa, instytucje, organizacje i inne podmioty zobowiązane do wdrożenia zapisów ustawy.

Zakres podmiotowy ochrony sygnalistów

Zgodnie z brzmieniem art. 1 dyrektywy nr 2019/1937 jej celem jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii Europejskiej w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia i nadużycia. Dla przyznania statusu sygnalisty nie ma znaczenia, czy zgłaszający jest obywatelem UE, czy też kraju trzeciego. Państwo członkowskie może rozszerzyć definicję whistleblowera w akcie normatywnym wydanym w związku z implementacją postanowień dyrektywy.

Wszystkie podmioty zobowiązane do ustanowienia kanałów zgłaszania nieprawidłowości mają obowiązek poinformowania o procedurach ich dokonywania. Przykładowo mogą one być umieszczane w widocznym miejscu dostępnym, na stronie internetowej, a także uwzględniane w programach kursów i szkoleń z ustawy o sygnalistach.

Ocena prawdziwości zarzutów następuje w drodze tzw. działań następczych. Jednym z nich jest postępowanie wyjaśniające prowadzone przez osoby odbierające zgłoszenie (np. Komisję Etyki) lub właściwy organ. Ochrona sygnalistów nie zależy od motywacji zgłaszającego, tak długo dopóki treść zgłoszenia nie jest świadomym wprowadzeniem w błąd. Osobom, które zgłaszają świadomie nieprawdę grożą konsekwencje i kary. Nie znaczy to natomiast, że sygnalista nie może się pomylić. Sygnalistom, które zgłosiły nieprawidłowowść w dobrej wierze, czyli zgodnie z posiadaną wiedzą, a zgłoszenie się nie potwierdziło, nie grożą żadne negatywne konsekwencje.

Unijna dyrektywa zobowiązuje do objęcia ochroną szerokiego kręgu podmiotów, nie tylko demaskatorów sensu stricto, czyli osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informacje na temat naruszeń uzyskanych w kontekście związanym z wykonywaną przez nich pracą. Warunkiem jest, aby miały one udział w dokonaniu zgłoszenia przez whistleblowera lub były z nim powiązane (np. współpracownicy, krewni), a przez to narażone na działania odwetowe.

Wszystkim zainteresowanym, chcącym poznać zakres podmiotowy ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości Linia Etyki organizuje profesjonalne szkolenie. Ustawa o sygnalistach i jej praktyczne wdrażanie to nasza specjalność.

Zakres przedmiotowy naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów

W treści art. 2 ust. 1 dyrektywy 2019/1937 wskazano dziedziny, w których zgłoszenie naruszeń przez sygnalistów musi być objęte ochroną przed działaniami odwetowymi. Obszar ten jest szeroki i obejmuje m.in.: zamówienia publiczne, produkty i rynki finansowe, zapobieganie procederowi praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także bezpieczeństwo: transportu, żywności, środowiska, konsumentów i danych osobowych.

Przedmiot zgłoszenia whistleblowera nie jest katalogiem zamkniętym i może zostać rozszerzony w krajowych ustawach uchwalanych w poszczególnych krajach członkowskich podczas transpozycji unijnej dyrektywy do porządków prawnych poszczególnych państw. Szkolenia z zakresu przedmiotowego naruszeń przez sygnalistów oraz ich ochronie organizuje Linia Etyki.