Ogłoszenie finalnej wersji Ustawy o ochronie sygnalistów dało kolejny impuls do rozwoju platformy Linii Etyki. Jeszcze przed 25 września 2024 r. wprowadziliśmy zmiany, które umożliwiają realizację wymagań związanych z obsługą zgłoszeń w ramach wewnętrznej procedury.
Zmiana nr 1. Przedm
iotowy katalog naruszeń został zaktualizowany poprzez dodanie wszystkich kategorii naruszeń z art. 3 ust. 1 Ustawy. Jest to katalog obowiązkowy, którego nie można skrócić. Poza tym, klienci samodzielne mogą teraz uzupełnić listę podstawową o własne, dowolne kategorie zgłoszeń, który będą przyjmowane w ramach procedury whistleblowing-u. W ten sposób platforma umożliwia realizację art. 3 ust. 2 Ustawy, który mówi o tym, że podmiot prawny może zdecydować o przyjmowaniu informacji o naruszeniach własnych regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Osoby przyjmujące zgłoszenia mają możliwość ich oznaczenia według jednej lub większej liczby kategorii. Klient może później porządkować zgłoszenia w rejestrze w oparciu o nadane kategorie spraw.
Zmiana nr 2. Wraz z oznaczeniem zgłoszenia jako zamknięte, pojawia się data, do którego dnia zgłoszenie będzie przechowywane. Zgodnie z Ustawą okres retencji danych wynosi 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zamknięto działania następcze. Na platformie jest to domyślnie ustawiony okres przechowywania danych, który klient samodzielnie może zmienić, dla każdego zgłoszenia ustawiając inna datę. Może na przykład wydłużyć okres przechowywania treści zgłoszenia, czekając na zakończenie postępowania prowadzonego przez organy ścigania, które są efektem działań następczych. Po tym jak minie wyznaczony okres, zgłoszenie zostanie automatycznie usunięte z rejestru i bazy danych aplikacji. Operacji zamknięcia zgłoszenia nie będzie można cofnąć, a jedynie zmienić datę retencji. W rejestrze możliwe jest porządkowanie zgłoszeń także według daty ich zamknięcia.
Zmiana nr 3. Polega na tym, że dodane zostało pole formularza, które pozwala klientowi uzupełnić informacje zbierane w rejestrze także o dane osób, których dotyczy zgłoszenie. Klient selekcjonuje je samodzielnie na podstawie zgłoszenia i zapisuje je osobno, w przeznaczonym do tego polu. Zgodnie z Ustawą jest to jedna z obowiązkowych pozycji, które powinien zawierać rejestr zgłoszeń wewnętrznych.